Overtuigtip #-2010 van 669   |   Toon willekeurige tip →

Deze kleine verandering maakt een wereld van verschil wanneer jij presenteert in Teams

Door onze expert Job ten Bosch

Gepubliceerd op vrijdag 26 maart 2021 (Overtuigtips)

(Ontdek nu onze succesvolle remote masterclasses)


Bij Microsoft moeten ze er een beetje om huilen. Al tijden kunnen mensen in Teams op een betere manier hun presentaties delen. Toch blijft men dit op de verkeerde manier doen. Tijd om daar verandering in te brengen!

Delen van je venster? Doe het niet!

In een eerdere tip raadden we je aan om aan het begin van je online presentatie vooral niet je scherm te delen. Plaats jezelf in het beeld en open liever op een andere, bijvoorbeeld interactieve manier. Wanneer je de PowerPoint er vervolgens bij haalt, houd dan deze tip goed in je achterhoofd! Er is namelijk een manier die de meeste Teams-gebruikers niet toepassen.

Een betere manier om jouw presentatie te delen

Zoals we allemaal weten zie jij je publiek niet meer wanneer jij je scherm deelt. Hierdoor mis jij cruciaal contact met jouw publiek. Je ziet niet of ze verbaasd zijn, verveeld zijn of dat een grap wel of niet goed valt.

Leuk allemaal, maar hoe los je dit op? Nu zijn er een aantal workarounds, zoals het werken met twee schermen. Soms zien we iemand zelfs twee keer apart inloggen vanuit twee verschillende computers die naast elkaar staan. Nogal omslachtig voor de normale sterveling. Maar hoe dan wel? Wanneer jij je scherm deelt, kun je kiezen uit het delen van jouw venster, bureaublad of de PowerPoint zelf. Door te kiezen voor de PowerPoint sta je hoe dan ook al 1-0 voor tijdens een online presentatie. Een kleine handeling, maar een wereld van verschil.

Even de voordelen op een rij:

  • De kwaliteit van het beeld is beter: Normaal creëert Teams bij ‘venster delen’ zowel een livestream van jouw webcam als van jouw beeldscherm (waar dan je PowerPoint op draait). Dit kost veel bandbreedte. Doordat je met het delen van je PowerPoint presentatie nu enkel een bestand deelt, scheelt dit enorm veel bandbreedte. Dat komt de kwaliteit van het beeld ten goede en daarmee natuurlijk jouw presentatie (en indirect ook het gevoel van anderen over jouw competentie).
  • Geluid delen bij video’s: Bij het ‘ouderwetse’ scherm delen zou je normaalgesproken je geluid moeten switchen van microfoon naar systeemgeluid. Dit heeft als nadeel dat iedereen ook allerlei vervelende systeem notificatiegeluiden te horen krijgt. Daarom zul je waarschijnlijk je systeemgeluid steeds willen aan- & uitzetten, met alle tijdsverlies en gedoe van dien. Bij het direct delen van de PowerPoint kun je simpelweg je video’s met geluid in jouw PowerPoint verwerken. Als de video loopt, loopt het geluid ook. Super fijn!
  • Privacy: Tja, we hebben het allemaal wel meegemaakt. Dat iemand het scherm deelt en dat je opeens mee kon kijken in de mailbox, een awkward pop-up bericht van de partner ziet binnenkomen of dat je even in iemands administratie kon neuzen. Vanuit privacy-oogpunt is dat alleen al een reden om deze tip in jouw organisatie door te sturen. 😉
  • Je kunt de presentatie overdragen aan iemand anders: Duo-presentaties zijn online vaak super awkward. De overdracht naar de volgende presentator zorgt vaak voor een vervelende onderbreking in de flow van de presentatie. Of de ene presentator moet de andere presentator telkens vragen naar de volgende slide te gaan. Wanneer je je PowerPoint deelt kun je deze makkelijk overdragen aan iemand anders. De andere presentator dient dan op ‘beheer krijgen’ te klikken. Let op, in deze functie ontbreekt nog (het oh zo belangrijke!!!) element dat de presentator hier toestemming voor moet geven. Grote kans dat hier binnenkort wel verandering in komt.
  • Je kunt de andere deelnemers zien: De Presenter View, misschien nog wel het grootste voordeel. Tijdens het presenteren kun je jouw deelnemers (of een aantal van hen) zien. Ook kun je – als je dat wilt – de chat in de gaten houden en ben je dus beter in contact met jouw publiek.
  • Je kunt jouw volgende slides zien: Het alvast zien van jouw volgende slides zorgt ervoor dat jij jouw presentatie beter onder controle hebt en het verbetert de flow. Je weet precies waar jij in jouw presentatie zit en je kan jouw verhaal vast richting de volgende slide sturen, waardoor de overgangen soepeler lopen. Hiermee straal je meer zelfvertrouwen en controle uit.

Natuurlijk zijn er ook allerlei reden om wel je venster of bureaublad te delen. Bijvoorbeeld als je wilt laten zien hoe iets werkt zoals bij een product-demo. In de 98% van de andere gevallen: Stop met het delen van je venster of bureaublad en deel de PowerPoint zelf!

PS: Deze tip is TE belangrijk om voor jouzelf te houden. Red de wereld en deel deze tip met collega’s die jij waardeert. 😉

Hoe je online beter voor de dag komt?

In samenwerking met Microsoft gaven wij vorige week de eerste expertsessie over het optimaal benutten van MS Teams. Remco de Kramer van Microsoft en Lars Duursma gaven de deelnemers in 60 minuten praktische tips om hun online presentaties en vergaderingen naar een hoger niveau te tillen. Wil jij bij de volgende sessie zijn op 12 mei a.s.? Meld je dan aan via deze link.

Job ten Bosch is mede-eigenaar en directeur van Debatrix. Naast de dagelijkse leiding van Debatrix coacht hij ondernemers en specialisten met het aanscherpen van hun propositie en het vinden van De Rode Tesla in hun verhaal. Als ondernemer ontwikkelt hij bovendien nieuwe bedrijven als Blook.tv en de Infograaf.

Favoriete training van Job? De masterclass Luisteren & Beïnvloeden!

Reageer op dit artikel

Er zijn nog geen reacties. Wat vind jij van dit artikel?

Laat een reactie achter

Mis geen enkele tip

Ontvang net als 15.000+ lezers elke week een praktische overtuigtip!

Uitschrijven kan elk moment
Laat mij overtuigen op de volgende manieren
Cadeau — Meld je nu aan en ontvang direct de beste tips van de laatste jaren

Reacties op onze trainingen


Zeer tevreden over de manier van trainen (online) en de kennis & kunde van Lars!
Hans Schilders
Kasgroeit

I am working as the Head of Communication for the corporate learning department of the European Commission in Brussels. Our learning community comprises 30.000 colleagues from 28 different nationalities and very good academic/professional background. Our staff is very knowledgeable and skilled, yet often the Commission is criticized as not being able to connect with citizens and other stakeholders. We have hence often worked with many communication consultants.

But the impact has never been greater than with Lars Duursma who has prepped many colleagues including Senior managers to understand their audience, their needs and how to adjust their message so that one can inform and inspire. I have witnessed real transformations in the delivery styles of colleagues preparing talks for big corporate events with courses such as 'TED like talks', 'communicate and inspire' and 'influencing and advocacy skills'. The feedback in both events (with audiences of more than 1000 people) was excellent, Lars being rated in both cases as best speaker.

Since then I have been approached by various services and institutions to give his contact details. I can recommend him without the slightest doubt for anyone looking for someone to transform the way an organization communicates: it works and it is immediately applicable!

Ana Yturriaga Saldanha
Head of Communication / European Commission
Vermakelijk met voorbeelden van TED en leuk om zelf aan de knoppen te zitten
Cathelijn Feith
Management trainee / Randstad
De omarming van online trainingen is door Covid-19 in een enorme versnelling gekomen. Bij ORTEC worden alleen al door de Education Factory jaarlijks meer dan 70 interne trainingen gegeven. En waar dat voor het hoofdkantoor in Zoetermeer nog vaak klassikale trainingen waren, was de beweging voor een globale uitrol richting online trainingen al voorzichtig ingezet. Een enorme “game-changer” was echter de Covid-19 crisis waardoor alle geplande klassikale trainingen snel omgevormd moesten worden naar online trainingen, met behoud van kwaliteit! Er zijn vele opties om online trainingen te geven, maar naast een goede inhoud wil je het publiek ook kunnen blijven boeien terwijl je als trainer nu (thuis) voor een camera zit en op deze manier een training moet geven. De goede ervaringen die we eerder met Debatrix hebben opgedaan bracht ons ook nu weer bij elkaar. Volgens het train-de-trainer principe heeft Debatrix de trainers van ORTEC geholpen om zelf goede online trainers te worden. In een dagdeel werden zaken doorgenomen zoals presentatie techniek, camera gebruik (inclusief licht en geluid tips), werd de “how-to-start” methode behandeld, werden opties in Microsoft Teams besproken (die vooral bij het geven van online trainingen nuttig kunnen zijn) en werd er uitgelegd hoe je plezier en aandacht in een online training vast kunt houden. Het bleek een mooie aanvulling waar elke trainer tips uit kon halen die ze in hun voorbereiding van zijn/haar trainingen goed konden gebruiken.
Ortec
Inspirerend, interactief, nuttig en leuk!
Zaïra van de Gronden
Relatiemanager Healthcare / Van Lanschot Bankiers


Volg direct een training!

12 meiOnline impact maken in MS Teams (Online)
26 meiOnline Meetings Leiden (Online)
27 meiMasterclass Inspirerend Presenteren
2 junSpeechwriting
9 junTED-waardig Presenteren
18 juniMasterclass Luisteren & Beïnvloeden
25 junOnline Inspireren (Online)
30 junVoorzitten & Gespreksleiden
9 sepMasterclass Persoonlijke Overtuigingskracht
24 sepMasterclass Luisteren & Beïnvloeden
8 oktSpeechwriting
15 oktTED-waardig Presenteren

Overzicht alle trainingen »

“Bijzonder lezenswaardig”
(Het Financieele Dagblad)

“Topboek voor een meeneemprijs!”
(Psychologie Magazine)

(reviews BOL.com)

Managementboek.nl  |  BOL.com

Speech André van Duin 4 mei

Overtuigtip: Wat als André van Duin een PowerPoint-presentatie had gegeven op de Dam?

5/5 - Indringend en indrukwekkend, dat was de toespraak van André van Duin op de Dam. Hij raakte ons met zijn woorden, met zijn persoonlijke verhaal en met het kleine gebaar aan...

Lees verder »

Overtuigtip: Lachend overtuigen: hoe ook jij kunt scoren met humor

29/4 - Een goede verhalenverteller weet dat een serieus of juist verdrietig onderwerp ook af en toe onderbroken mag worden met wat luchtige humor. Anders zitten mensen te lang in één bepaalde...

Lees verder »

Meer nieuws & publicaties

2/5Vacature: Community Support (Bijbaan in Marketing & Sales)
21/4Deze onderbelichte factor bepaalt voor 80% ons gedrag 
14/4Deze effectieve manier van leren was nooit eerder zo toegankelijk voor jou
7/4Beïnvloeden: Hebben is beter dan krijgen