Overtuigtip #676 van 681   |   Toon willekeurige tip →

Hybride vergaderen: alsof je voor een klas met kleuters staat

Door onze expert Nicole Bahlman

Gepubliceerd op woensdag 23 juni 2021 (Overtuigtips)

(Ontdek nu onze succesvolle remote masterclasses)

De kogel is door de kerk. Eerder dan verwacht betreed je het kantoor. Alle oude gewoonten komen weer terug en je zit klaar in de vergaderzaal voor jouw eerste meeting. Maar voor je gevoel ontbreken er twee mensen. Toch zijn zij er gewoon bij, maar dan vanuit huis. Een nieuwe uitdaging staat ons te wachten: het hybride vergaderen. Want hoe zorg je ervoor dat deze twee collega’s thuis niet vergeten worden en zij zich net zo betrokken voelen?

Een korte spanningsboog

Hybride vergaderingen leiden; zie het als het begeleiden van een kleuterklas. Waan je maar eens in het klaslokaal met 20 energieke kids aan wie jij iets wilt uitleggen. De spanningsboog van kleuters is erg kort dus als jij maar een fractie niet boeiend genoeg bent, ben je de aandacht van je groep kwijt. Wanneer jij de focus op één iemand legt, luistert de rest van de groep niet meer en gaan ze zich ergens anders mee bezighouden. Instructies voor opdrachten in groepjes moet je tot in detail uitkauwen anders geven ze er hun eigen invulling aan. En wanneer er twee door elkaar heen praten moet jij ingrijpen, want dit lost zich niet zo 1,2,3 zelf op. Tot slot kan iets kleins als een hoest of nies een grote verstoring veroorzaken tijdens jouw verhaal. Zie jij de overeenkomsten?

Kortom, je moet er bovenop zitten en non-stop de regie behouden. Iets wat we lang niet allemaal van nature kunnen. Daarom helpen we jou graag een eindje op weg.

Variëren bij hybride vergaderingen

Wat bij hybride vergaderingen cruciaal is, is het afwisselen van de werkvormen. Zo houd je rekening met de korte spanningsboog van de deelnemers en behoud je de dynamiek en het energieniveau op peil. We zijn geneigd 1 voor 1 elk agendapuntje af te werken, maar je zult zien dat variatie een groot verschil kan maken.

  1. Gooi er eens een brainstorm in! Begin met een stille brainstorm om te voorkomen dat er chaos ontstaat (en dat de eerste opmerking direct de rest van de groep beïnvloedt). Hierbij schrijft iedereen eerst zijn of haar eigen ideeën op. Verdeel ze vervolgens in break-out groepen. In de meest ideale situatie bevat elke groep minstens één fysieke en online deelnemer, maar dit is technisch lastig te organiseren. De ideeën worden in de groepjes onderling doorgeschoven. Met de input dat ieder krijgt van zijn of haar groepslid gaat de ander verder. Door de brainstorm op deze manier te organiseren zorg je ook nog eens voor een beperking in het spel. Een bewezen techniek die de creativiteit bevordert. Hoe dit precies zit lees je in onze eerdere overtuigtip.
  2. Werk samen op een gedeeld whiteboard. Deze tool werkt goed om die cruciale verbinding tussen de mensen thuis en op kantoor te maken, door ze hier gezamenlijk in te laten werken. Deze tool blijft nog vaak onbenut, maar kun je gemakkelijk opzetten in Teams (zie afbeelding).
  3. Uiteraard ontkom je niet aan rechttoe rechtaan discussies. Juist hier is het verleidelijk om de doelgroep thuis even te vergeten. Voorkom dit door zowel de thuisdeelnemers als de fysieke deelnemers naast elkaar op te schrijven en hen per onderwerp af te vinken. Meer praktische en technische tips over hybride meetings en hybride presentaties? Deze lees je in onze vorige overtuigtip.

Je ziet dat je als voorzitter jouw gewoonten aan een nieuwe omgeving moet aanpassen en dat is niet gemakkelijk. Wees hier ook transparant in en vraag je collega’s regelmatig waar zij behoefte aan hebben en waar zij verbeteringen in zien. Alleen samen krijgen we hybride werken onder controle! 😉

Doe vooral je voordeel met deze tips en experimenteer er lekker op los! De komende periode zullen we allemaal ook moeten gaan ontdekken wat voor jouw organisatie en voor jou als persoon wel en niet werkt. Jouw hybride vergaderstijl is er nog niet, want als team ga je deze de komende tijd samen ontwikkelen. Mocht je je al in wereld van hybride meetings begeven, dan zijn we erg benieuwd naar jouw ervaringen. Wat heb je tot nu toe opgemerkt? Wat werkt juist wel en waar loop je nog tegenaan?

Vergader ze!

Reageer op dit artikel

Er zijn nog geen reacties. Wat vind jij van dit artikel?

Laat een reactie achter

Elke week een tip

Ontvang net als 15.000+ lezers elke week een praktische overtuigtip!

Uitschrijven kan elk moment
Laat mij overtuigen op de volgende manieren
Cadeau — Meld je nu aan en ontvang direct de beste tips van de laatste jaren

Reacties op onze trainingen


Koren op de molen van ORMIT alumni: het accent wat jij legt op presentaties is het verschil maken als persoon. “iedereen onthoudt wat je voelt bij een verhaal”. Dank! Onze alumni en participanten waren enorm enthousiast over jouw lezing! namens alle ORMIT bezoekers!
Hetty van Ee
Algemeen Directeur / Ormit
Zeer bruikbare training. Heel innovatief, ik heb er veel van geleerd!
Eugenie Brinkhof
Docente / Nederlands Paramedisch Instituut
It was very clear. Very good examples of 'how-to' make a presentation!
Lilian Roder
Project Engineer / Nutricia
Hele prikkelende, structurerende en inspirerende training!
Jesse Habets
Radiology Resident / UMC Utrecht
Een intense, leuke en vooral leerzame Masterclass!
Miguel Kooreman
Visual / UX Designer / UnitID


Volg direct een training!

3 sepHybride Meetings Leiden
8 sepLive sessie: Succesvol online & hybride vergaderen in Teams (Remote)
9 sepMasterclass Persoonlijke Overtuigingskracht (Amsterdam)
17 sepTraject Strategische Expertcommunicatie
24 sepMasterclass Luisteren & Beïnvloeden (Rotterdam)
24 sepHybride Meetings Leiden
29 sepTED-waardig Presenteren (Utrecht)
8 oktSpeechwriting (Den Haag)
4 novMasterclass Inspirerend Presenteren
5 novVoorzitten & Gespreksleiden (Amsterdam)

Overzicht alle trainingen »

“Bijzonder lezenswaardig”
(Het Financieele Dagblad)

“Topboek voor een meeneemprijs!”
(Psychologie Magazine)

(reviews BOL.com)

Managementboek.nl  |  BOL.com

Overtuigtip: Hoe je met één simpele techniek beter contact maakt tijdens een online meeting

28/7 - Bij normale gesprekken is het al irritant als iemand steeds wegkijkt. Bij online meetings lijkt het wel de standaard! Het is vrijwel onmogelijk om elkaar recht in de ogen aan...

Lees verder »

Overtuigtip: Dit is een van de grootste beginnersfouten bij hybride vergaderen

15/7 - Eigenlijk wisten we het al: de interactie van een gesprek wordt in hoge mate bepaald door hoe je precies zit. Als je bij een eerste klantgesprek recht tegenover de klant...

Lees verder »

Meer nieuws & publicaties

9/7Debatrix Update: dit zijn de meest voorkomende uitdagingen tijdens hybride vergaderingen
8/7Zo houd je simpel contact met je publiek via een LinkedIn QR-code
28/6Dit waren onze eerste 25 overtuigtips van 2021!
24/6Hoe wij de Nederlandse Vrouwen Raad helpen om media-aandacht goed te benutten