De kogel is door de kerk. Eerder dan verwacht betreed je het kantoor. Alle oude gewoonten komen weer terug en je zit klaar in de vergaderzaal voor jouw eerste meeting. Maar voor je gevoel ontbreken er twee mensen. Toch zijn zij er gewoon bij, maar dan vanuit huis. Een nieuwe uitdaging staat ons te wachten: het hybride vergaderen. Want hoe zorg je ervoor dat deze twee collega’s thuis niet vergeten worden en zij zich net zo betrokken voelen?

Een korte spanningsboog

Hybride vergaderingen leiden; zie het als het begeleiden van een kleuterklas. Waan je maar eens in het klaslokaal met 20 energieke kids aan wie jij iets wilt uitleggen. De spanningsboog van kleuters is erg kort dus als jij maar een fractie niet boeiend genoeg bent, ben je de aandacht van je groep kwijt. Wanneer jij de focus op één iemand legt, luistert de rest van de groep niet meer en gaan ze zich ergens anders mee bezighouden. Instructies voor opdrachten in groepjes moet je tot in detail uitkauwen anders geven ze er hun eigen invulling aan. En wanneer er twee door elkaar heen praten moet jij ingrijpen, want dit lost zich niet zo 1,2,3 zelf op. Tot slot kan iets kleins als een hoest of nies een grote verstoring veroorzaken tijdens jouw verhaal. Zie jij de overeenkomsten?

Kortom, je moet er bovenop zitten en non-stop de regie behouden. Iets wat we lang niet allemaal van nature kunnen. Daarom helpen we jou graag een eindje op weg.

Variëren bij hybride vergaderingen

Wat bij hybride vergaderingen cruciaal is, is het afwisselen van de werkvormen. Zo houd je rekening met de korte spanningsboog van de deelnemers en behoud je de dynamiek en het energieniveau op peil. We zijn geneigd 1 voor 1 elk agendapuntje af te werken, maar je zult zien dat variatie een groot verschil kan maken.

  1. Gooi er eens een brainstorm in! Begin met een stille brainstorm om te voorkomen dat er chaos ontstaat (en dat de eerste opmerking direct de rest van de groep beïnvloedt). Hierbij schrijft iedereen eerst zijn of haar eigen ideeën op. Verdeel ze vervolgens in break-out groepen. In de meest ideale situatie bevat elke groep minstens één fysieke en online deelnemer, maar dit is technisch lastig te organiseren. De ideeën worden in de groepjes onderling doorgeschoven. Met de input dat ieder krijgt van zijn of haar groepslid gaat de ander verder. Door de brainstorm op deze manier te organiseren zorg je ook nog eens voor een beperking in het spel. Een bewezen techniek die de creativiteit bevordert. Hoe dit precies zit lees je in onze eerdere overtuigtip.
  2. Werk samen op een gedeeld whiteboard. Deze tool werkt goed om die cruciale verbinding tussen de mensen thuis en op kantoor te maken, door ze hier gezamenlijk in te laten werken. Deze tool blijft nog vaak onbenut, maar kun je gemakkelijk opzetten in Teams (zie afbeelding).
  3. Uiteraard ontkom je niet aan rechttoe rechtaan discussies. Juist hier is het verleidelijk om de doelgroep thuis even te vergeten. Voorkom dit door zowel de thuisdeelnemers als de fysieke deelnemers naast elkaar op te schrijven en hen per onderwerp af te vinken. Meer praktische en technische tips over hybride meetings en hybride presentaties? Deze lees je in onze vorige overtuigtip.

Je ziet dat je als voorzitter jouw gewoonten aan een nieuwe omgeving moet aanpassen en dat is niet gemakkelijk. Wees hier ook transparant in en vraag je collega’s regelmatig waar zij behoefte aan hebben en waar zij verbeteringen in zien. Alleen samen krijgen we hybride werken onder controle!

Doe vooral je voordeel met deze tips en experimenteer er lekker op los! De komende periode zullen we allemaal ook moeten gaan ontdekken wat voor jouw organisatie en voor jou als persoon wel en niet werkt. Jouw hybride vergaderstijl is er nog niet, want als team ga je deze de komende tijd samen ontwikkelen. Mocht je je al in wereld van hybride meetings begeven, dan zijn we erg benieuwd naar jouw ervaringen. Wat heb je tot nu toe opgemerkt? Wat werkt juist wel en waar loop je nog tegenaan?

Vergader ze!