Overtuigtip #673 van 676   |   Toon willekeurige tip →

Van remote naar hybride meetings: hoe pak je dit aan?

Door onze expert Tim Ruyssenaars

Gepubliceerd op donderdag 3 juni 2021 (Overtuigtips)

(Ontdek nu onze succesvolle remote masterclasses)

Hoewel je vanaf 5 juni weer fysiek bij elkaar op kantoor mag komen voor een training bevestigde de overheid tegelijk dat thuiswerken verder de norm blijft. En dus is het tijd voor de volgende stap: hybride meetings. Binnenkort betreden we allemaal de wondere wereld tussen fysiek vergaderen en online meetings. Als je het goed uitvoert krijg je ‘the best of both worlds’, maar de kans is groot dat half Nederland onvoorbereid afstevent op een grote desillusie. Daarom geeft Debatrix jou de komende periode meerdere tips om je op weg te helpen in de wereld van hybride meetings.    

Hybride meetings: Een ‘verouderd’ concept in een nieuw jasje

Hoewel remote meetings voor velen anderhalf jaar geleden relatief nieuw waren, is het idee van ‘remote’ een bekend verschijnsel. Het was al lang gewoonste zaak van de wereld om thuis vanaf de bank live naar jouw favoriete comedian, sportploeg of zanger te kijken. Zelfs het live ‘vanuit huis meedoen’ is een concept dat al jarenlang gebruikt wordt tijdens evenementen, optredens en congressen. Denk maar aan het ‘stemmen’ bij Idols en The Voice. Maar ook is het schreeuwen naar de scheidsrechter vanuit de kroeg een vorm van meedoen vanuit een andere locatie. (Helpt niets, maar geeft je wel een fijn gevoel van invloed.😉)

Het afgelopen jaar zagen we in de congressector hoe relatief simpele livestreams uitgroeide tot een dedicated kanaal met een extra doelgroep, programma en businessmodel. We zijn dus bekend met het idee dat je live ergens bij kunt zijn, maar er tegelijkertijd ook op afstand naar kunt kijken. Hybride events zijn dus niet nieuw. Maar er is één fundamenteel element dat bij hybride meetings anders is.

Het cruciale element dat ontbreekt

Bij hybride bijeenkomsten is er vaak één cruciaal element dat ontbreekt: de interactie! En daar zit nu net de uitdaging tijdens een hybride presentatie of een vergadering. Hoe laat jij IEDEREEN in jouw team gelijkwaardig meedoen in een hybride setting? Hoe zorg jij ervoor dat het gehannes met de techniek niet teveel tijd kost? Hoe zorg je ervoor dat je de voordelen van fysiek samenwerken zo goed mogelijk benut zonder de voordelen van remote vergaderen teniet te doen?

Hybride meetings: Techniek & setting

Slecht nieuws: Denk maar niet dat je met het aansluiten van een simpele webcam op jouw laptop klaar bent voor het runnen van goede hybride meetings. Het is een nieuwe manier van vergaderen en deze vraagt om nieuwe technische tools. Een belangrijk onderdeel hiervan is de dedicated ‘hybride meetingruimte’. Veel boardroom-vergaderzalen hadden vroeger vaak al een mooie Cisco setup, maar nu is het zaak om deze tools voor iedereen beschikbaar te maken via bijvoorbeeld ‘Microsoft Teams vergaderzalen’.

Bij het inrichten van dit soort ruimtes is het belangrijk om rekening te houden met:

Video: Special hybride vergaderzalen

De praktische oplossing die we nu veel zien is dat ook iedereen in de vergaderruimte ‘nep-remote’ in de vergadering gaan. Zij zitten dan weliswaar in dezelfde ruimte, maar loggen via hun laptop in dezelfde Teams of Zoom-vergadering in zoals hun collega die thuis werkt. Met goede headsets kan dit werken. Het voordeel is dat iedereen de online powertools (denk aan de chat en het delen van je scherm) kan gebruiken om productievere meetings te runnen, maar je mist hierdoor wel de dynamiek van een fysieke meeting.

Veel beter is om te werken met een dedicated hybride meetingruimte. Deze beschikt vaak over een goede camera die zelfs inzoomt op de mensen die aan het woord zijn. Zo’n setup was vroeger zeer prijzig, maar is tegenwoordig heel betaalbaar geworden.

Heb je geen speciale camera? Test in dat geval vooraf of de (web)cam de juiste hoek heeft. Een supersonische camera is niet de enige manier. Je kan natuurlijk ook een collega vragen om de camera te bedienen, maar aangezien die klus misschien wel erger is dan ‘de notulist’ zijn, is dat verre van ideaal.

Bereid je voor op jouw eerste hybride meeting

Organiseer je (voor het eerst) een hybride meeting? Dan is het handig om gebruik maken van een extra technische host waarmee je vooraf test, bedenkt hoe je de meeting wilt laten verlopen en zoekt naar manieren om de interactie te bevorderen. Test bijvoorbeeld vooraf het geluid in iedere mogelijke setting. Zo voorkom je de ‘horen jullie mij?’ momenten. Schrijf bij het testen altijd op welke deelnemers op welke locatie zitten en ga na wie je moet muten om echoënd geluid te voorkomen.

Voorbeeld: Stel dat je met drie collega’s in een fysieke setting zit en één collega neemt online deel aan de vergadering. Plaats dan een externe microfoon op een centrale plek, gebruik 1 laptop voor geluid en vraag de persoon vanuit huis om iedereen behalve de persoon die het geluid regelt te muten.

Zie het zo: Bij een live-event zou je ook een doorloop doen. De tijd van jouw collega’s is waardevol en een succeservaring met hybride meetings is essentieel om meer uit dit soort meetings te halen.

Focus: het scherm of het live-publiek?

Tijdens een hybride meeting heb je niet een, maar twee doelgroepen. Afhankelijk van de setting waarin jij de meeting betreedt, ben je genoodzaakt hier extra aandacht aan te geven. Het is verleidelijk om de doelgroep thuis even te vergeten. Voorkom dit door zowel de thuisdeelnemers als de fysieke deelnemers naast elkaar op te schrijven en hen per onderwerp af te vinken.

De switch: Zet een stapje extra

Heb je het idee dat medewerkers een beetje ‘verandermoe’ worden? Zet eens een stapje extra tijdens de eerste hybride meeting binnen jouw organisatie. Organiseer bijvoorbeeld eerst een hybride borrel of maak een leerzaam spel van de eerste hybride meeting.

Succes met de switch naar hybride!

Tim Ruyssenaars is bij Debatrix verantwoordelijk voor communicatieactiviteiten waaronder het uivoeren van campagnes, video- en fotografie en de wekelijkse overtuigtip. Daarnaast zorgt hij dat alle processen op het gebied van IT vlotjes verlopen. Tijdens zijn studie communicatie hield hij zich bezig met reclamepsychologie en studeerde af met een onderzoek naar het effect van communicatie op sociale cohesie.

Reageer op dit artikel

Er zijn nog geen reacties. Wat vind jij van dit artikel?

Laat een reactie achter

Gratis overtuigtips

Ontvang net als 15.000+ lezers elke week een praktische overtuigtip!

Uitschrijven kan elk moment
Laat mij overtuigen op de volgende manieren
Cadeau — Meld je nu aan en ontvang direct de beste tips van de laatste jaren

Reacties op onze trainingen


De training werd enthousiast gegeven. Ik vond de training heel inspirerend!
Ingrid Mulders
Trainee / TNO
Ik vond de training heel informerend en inhoudelijk, met een goede balans tussen theorie en praktijk!
Ruud Stevens
Internal and External Communication Advisor / ASN Bank
Spannend om inspirerend te presenteren, maar het eindresultaat was beter dan verwacht!
Esther Kok
Healthcare Banker / Van Lanschot Bankiers
Boeiend, dynamisch en een hele leuke training!
Sylvia Bruggenkamp
Ambtenaar / Provincie Overijssel
Heel praktisch, en geeft een nuttige structuur!
Maurice Smedts
Commercial Manager / Docdata


Volg direct een training!

30 junVoorzitten & Gespreksleiden (Rotterdam)
20 augOnline & Hybride Meetings Leiden (Remote)
8 sepLive sessie: Succesvol online & hybride vergaderen in Teams (Remote)
9 sepMasterclass Persoonlijke Overtuigingskracht (Amsterdam)
17 sepTraject Strategische Expertcommunicatie
24 sepMasterclass Luisteren & Beïnvloeden (Rotterdam)
24 sepOnline & Hybride Meetings Leiden (Remote)
29 sepTED-waardig Presenteren (Utrecht)
8 oktSpeechwriting (Den Haag)
4 novMasterclass Inspirerend Presenteren
5 novVoorzitten & Gespreksleiden (Amsterdam)

Overzicht alle trainingen »

“Bijzonder lezenswaardig”
(Het Financieele Dagblad)

“Topboek voor een meeneemprijs!”
(Psychologie Magazine)

(reviews BOL.com)

Managementboek.nl  |  BOL.com

Hoe wij de Nederlandse Vrouwen Raad helpen om media-aandacht goed te benutten

24/6 - De Nederlandse Vrouwen Raad is de koepelorganisatie voor meer dan 60 vrouwenorganisaties. Een sterk verbindende speler in de belangenbehartiging als het gaat om de rechten en participatie van vrouwen in...

Lees verder »

Overtuigtip: Hybride vergaderen: alsof je voor een klas met kleuters staat

23/6 - De kogel is door de kerk. Eerder dan verwacht betreed je het kantoor. Alle oude gewoonten komen weer terug en je zit klaar in de vergaderzaal voor jouw eerste meeting....

Lees verder »

Meer nieuws & publicaties

16/6Ein-de-lijk ben jij weer op de voorgrond in MS Teams (i.p.v. een postzegel)
9/6Informeren is zinloos. Hiermee krijg je anderen wel in beweging
3/6Van remote naar hybride meetings: hoe pak je dit aan?
26/5Wil je meer creativiteit? Omarm de beperkingen