Overtuigtip #-2010 van 612   |   Toon willekeurige tip →

Gespreksleiding: Hou houd je sprekers in toom?

Door onze expert Nathan de Groot

Gepubliceerd op woensdag 2 augustus 2017 (Overtuigtips)

Niemand wordt blij van een vergadering die uitloopt of een bijeenkomst die te lang duurt. Toch komt het vervelend vaak voor dat een spreker zich niet aan de tijd houdt. Het verhaal heeft nou eenmaal nog 38 slides en aan afronden wordt niet eens gedacht. Andere aanwezigen beginnen wat onrustig te bewegen en de eerste telefoons worden erbij gepakt. Hoe grijp je in als gespreksleider, voorzitter of collega op zo’n moment?

(Ontdek nu onze succesvolle remote masterclasses)

Voorkomen

Voorkomen is beter dan genezen. Dus de volgende keer dat je een spreker aankondigt in een tjokvol programma, vertel er dan bij dat persoon X 5 minuten heeft om iets te vertellen over bijvoorbeeld de nieuwe strategie van het bedrijf. Dan is het verwachtingspatroon voor iedereen inclusief spreker expliciet genoemd. Het gevolg is dat sprekers zich bewust zijn van hun spreektijd en dat je makkelijk terug kunt komen op deze afspraak.

Non-verbaal

Toch kan het dan gebeuren dat de spreker in zijn of haar enthousiasme de tijd vergeet. Pas op met een afkapgebaar of time-out teken. Dat kennen we allemaal, maar kan vrij onbeholpen en bot overkomen. Bij evenementen kunnen bordjes van een time keeper uitkomst bieden, zodat iemand weet wanneer er nog een minuut over is. In andere gevallen is het zaak om subtiel en non-verbaal de regie terug te pakken. Maak bijvoorbeeld oogcontact met de spreker, sta op of beweeg alvast richting het podium en de spreker. Zo onderbreek je de spreker niet, maar maak je wel duidelijk dat diegene mag afronden.

Verbaal

Is de tijd voorbij en is de spreker ondanks jouw non-verbale hint nog niet aan afronden, zorg dan dat je de spreker een vraag stelt. Bijvoorbeeld: wat is de belangrijkste conclusie voor de mensen in de zaal? Of: wat is voor deelnemers aan dit overleg het cruciale aspect van deze maatregel? Zo geef je de spreker de kans om in blessuretijd toch nog de belangrijkste boodschap of de essentie van het verhaal te delen.

Afspraak

In 95% van de gevallen kun je hiermee sprekers op een elegante manier helpen af te ronden. Toch is er een categorie die in discussie gaat over de tijd (‘ik had begrepen dat ik 30 minuten had’ of: ‘ik zou dit ook graag nog even toelichten’). Of je nu gespreksleider, collega of voorzitter bent, essentieel is dat je handelt uit het belang van de aanwezigen in de zaal en het doel van de bijeenkomst. ‘We zijn hier samen voor een toekomstbestendige zorg en horen nu jouw verhaal. Wat betekent dit in de praktijk voor de zorgprofessionals in de zaal?’ Of: ‘De tijd is om. Heb je tot slot nog één advies voor de aanwezigen hier?’

Alternatief

Als advies aan de lezer van deze tip zou ik tot slot nog kwijt willen dat het geven van een reden voor jouw handelen wonderen kan doen. Het is jouw rol om de tijd te bewaken en dus niets persoonlijks, maar stel het belang van het publiek voorop. ‘Ik wil alle sprekers de ruimte geven vanmiddag’. Of zeg: ‘We moeten nu echt door naar de eerste workshopronde, want die staan klaar.’ Het beste is natuurlijk als de organisatie tijd heeft ingeruimd voor vragen uit de zaal. Zo kun je als gespreksleider die mogelijkheid verdedigen en aangeven dat je aanwezigen de kans wilt geven te reageren op de presentatie. Natuurlijk heb je als ervaren gespreksleider altijd een vraag (een retorische bijvoorbeeld) achter de hand als er niet direct een reactie komt uit de zaal.

PS: Tip!

Wil jij je vaardigheden als voorzitter of gespreksleider verbeteren? Wij organiseren de open training Voorzitten & Gespreksleiding.

Nathan de Groot is trainer, coach en gespreksleider bij Debatrix. Nathan was spreker bij TEDxVienna en traint nu anderen in het TED-waardig Presenteren. Je kunt hem ook tegenkomen als trainer van de masterclass Persoonlijke Overtuigingskracht en Luisteren & Beïnvloeden. Naast trainer is hij redacteur en presentator bij De Speld.

Samen met Debatrix ontwikkelde Nathan Slidefest.

Reageer op dit artikel

Er zijn nog geen reacties. Wat vind jij van dit artikel?

Laat een reactie achter

Gratis overtuigtips

Ontvang net als 15.000+ lezers elke week een praktische overtuigtip!

Uitschrijven kan elk moment
Laat mij overtuigen op de volgende manieren
Cadeau — Meld je nu aan en ontvang direct de beste tips van de laatste jaren

Reacties op onze trainingen


Een intense, leuke en vooral leerzame Masterclass!
Miguel Kooreman
Visual / UX Designer / UnitID
Zeer bruikbare training. Heel innovatief, ik heb er veel van geleerd!
Eugenie Brinkhof
Docente / Nederlands Paramedisch Instituut
Door de leerzame training aan de hand van herkenbare situaties is de bewustwording van de diverse technieken vergroot.
Léon Slegers
Negotiator / Cushman & Wakefield
Interessant en heel leerzaam.
Michel van der Koogh
Hoofd afdeling Beheer / Ministerie van Infrastructuur en Milieu
De training werd enthousiast gegeven. Ik vond de training heel inspirerend!
Ingrid Mulders
Trainee / TNO


Volg direct een training!

9 aprilRemote training Online meetings leiden (op afstand)
24 aprilRemote training Online meetings leiden (op afstand)
27 aprilRemote masterclass Persoonlijke overtuigingskracht (op afstand)
6 meiRemote training Online meetings leiden (op afstand)
12 mei Remote masterclass Persoonlijke overtuigingskracht (op afstand)
3 juniMasterclass Inspirerend Presenteren (Utrecht)
11 juniMasterclass Luisteren & Beinvloeden (Rotterdam)
16 juniMasterclass Persoonlijke Overtuigingskracht (Den Haag)
29 juniVoorzitten & Gespreksleiden (Utrecht)
2 juliSpeechwriting (Amsterdam)
6 juliTED-waardig Presenteren (Rotterdam)
3 augMasterclass Inspirerend Presenteren (Den Haag)

Overzicht in-house trainingen »

Grote vraag naar ondersteuning: Debatrix verruimt openingstijden

13/3 - Door grote vraag naar ondersteuning bij o.a. cruciale (video)boodschappen en effectieve communicatie rondom het nieuwe coronavirus, hebben we besloten onze openingstijden te verruimen. De komende weken staan we van 8:00...

Lees verder »

Overtuigtip: Werk je thuis? Hier de 5 grootste frustraties bij online vergaderingen (en hoe het wél moet)

- De komende weken werken veel mensen vanuit huis. Dat lijkt eenvoudiger dan het is, vooral als je veel samen afhankelijk bent van goede afstemming. Een online vergadering kan dan een uitkomst zijn, mits je...

Lees verder »

Meer nieuws & publicaties

2/4Medialogica: goede slogan of niet? ‘Alleen samen krijgen we corona onder controle’
20/3Stakeholder-analyse: Op wie moet jij jouw verhaal richten?
5/3Framing: het coronavirus en de impact van taal
27/2Vlammen in het vragenvuur: Geen excuses, maar een niet-ontkennende ontkenning