Overtuigtip #-2010 van 637   |   Toon willekeurige tip →

Gespreksleiding: Hou houd je sprekers in toom?

Door onze expert Nathan de Groot

Gepubliceerd op woensdag 2 augustus 2017 (Overtuigtips)

Niemand wordt blij van een vergadering die uitloopt of een bijeenkomst die te lang duurt. Toch komt het vervelend vaak voor dat een spreker zich niet aan de tijd houdt. Het verhaal heeft nou eenmaal nog 38 slides en aan afronden wordt niet eens gedacht. Andere aanwezigen beginnen wat onrustig te bewegen en de eerste telefoons worden erbij gepakt. Hoe grijp je in als gespreksleider, voorzitter of collega op zo’n moment?

(Ontdek nu onze succesvolle remote masterclasses)

Voorkomen

Voorkomen is beter dan genezen. Dus de volgende keer dat je een spreker aankondigt in een tjokvol programma, vertel er dan bij dat persoon X 5 minuten heeft om iets te vertellen over bijvoorbeeld de nieuwe strategie van het bedrijf. Dan is het verwachtingspatroon voor iedereen inclusief spreker expliciet genoemd. Het gevolg is dat sprekers zich bewust zijn van hun spreektijd en dat je makkelijk terug kunt komen op deze afspraak.

Non-verbaal

Toch kan het dan gebeuren dat de spreker in zijn of haar enthousiasme de tijd vergeet. Pas op met een afkapgebaar of time-out teken. Dat kennen we allemaal, maar kan vrij onbeholpen en bot overkomen. Bij evenementen kunnen bordjes van een time keeper uitkomst bieden, zodat iemand weet wanneer er nog een minuut over is. In andere gevallen is het zaak om subtiel en non-verbaal de regie terug te pakken. Maak bijvoorbeeld oogcontact met de spreker, sta op of beweeg alvast richting het podium en de spreker. Zo onderbreek je de spreker niet, maar maak je wel duidelijk dat diegene mag afronden.

Verbaal

Is de tijd voorbij en is de spreker ondanks jouw non-verbale hint nog niet aan afronden, zorg dan dat je de spreker een vraag stelt. Bijvoorbeeld: wat is de belangrijkste conclusie voor de mensen in de zaal? Of: wat is voor deelnemers aan dit overleg het cruciale aspect van deze maatregel? Zo geef je de spreker de kans om in blessuretijd toch nog de belangrijkste boodschap of de essentie van het verhaal te delen.

Afspraak

In 95% van de gevallen kun je hiermee sprekers op een elegante manier helpen af te ronden. Toch is er een categorie die in discussie gaat over de tijd (‘ik had begrepen dat ik 30 minuten had’ of: ‘ik zou dit ook graag nog even toelichten’). Of je nu gespreksleider, collega of voorzitter bent, essentieel is dat je handelt uit het belang van de aanwezigen in de zaal en het doel van de bijeenkomst. ‘We zijn hier samen voor een toekomstbestendige zorg en horen nu jouw verhaal. Wat betekent dit in de praktijk voor de zorgprofessionals in de zaal?’ Of: ‘De tijd is om. Heb je tot slot nog één advies voor de aanwezigen hier?’

Alternatief

Als advies aan de lezer van deze tip zou ik tot slot nog kwijt willen dat het geven van een reden voor jouw handelen wonderen kan doen. Het is jouw rol om de tijd te bewaken en dus niets persoonlijks, maar stel het belang van het publiek voorop. ‘Ik wil alle sprekers de ruimte geven vanmiddag’. Of zeg: ‘We moeten nu echt door naar de eerste workshopronde, want die staan klaar.’ Het beste is natuurlijk als de organisatie tijd heeft ingeruimd voor vragen uit de zaal. Zo kun je als gespreksleider die mogelijkheid verdedigen en aangeven dat je aanwezigen de kans wilt geven te reageren op de presentatie. Natuurlijk heb je als ervaren gespreksleider altijd een vraag (een retorische bijvoorbeeld) achter de hand als er niet direct een reactie komt uit de zaal.

PS: Tip!

Wil jij je vaardigheden als voorzitter of gespreksleider verbeteren? Wij organiseren de open training Voorzitten & Gespreksleiding.

Nathan de Groot is trainer, coach en gespreksleider bij Debatrix. Nathan was spreker bij TEDxVienna en traint nu anderen in het TED-waardig Presenteren. Je kunt hem ook tegenkomen als trainer van de masterclass Persoonlijke Overtuigingskracht en Luisteren & Beïnvloeden. Naast trainer is hij redacteur en presentator bij De Speld.

Samen met Debatrix ontwikkelde Nathan Slidefest.

Reageer op dit artikel

Er zijn nog geen reacties. Wat vind jij van dit artikel?

Laat een reactie achter

Mis geen enkele tip

Ontvang net als 15.000+ lezers elke week een praktische overtuigtip!

Uitschrijven kan elk moment
Laat mij overtuigen op de volgende manieren
Cadeau — Meld je nu aan en ontvang direct de beste tips van de laatste jaren

Reacties op onze trainingen


Zeer plezierig verrast door Debatrix vanochtend. Wat een energievolle en gewoon echt leuke remote training. Heel enthousiaste reacties uit mijn team terug ontvangen. Veel dank Lars Duursma , Job ten Bosch en Gijs-Jan Groeneveld. Dit waren zeer welbestede uurtjes!
Edwin Vonk
Sales- en riskmanager / NN Pensions
Nuttig, leuk en effectief!
Fred Kerkhof
Fractievoorzitter / Gemeente Overijssel
De training was een echte eye-opener voor mij! Heel enthousiast en duidelijk.
Bas Korbee
Process Engineer / Nutricia
Zeer zinvolle, inspirerende training. Kan niet wachten met het toepassen van hetgene ik vandaag leerde!
Karlijn van der Graaf
Bestuursadviseur / Gemeente Sittard-Geleen
De omarming van online trainingen is door Covid-19 in een enorme versnelling gekomen. Bij ORTEC worden alleen al door de Education Factory jaarlijks meer dan 70 interne trainingen gegeven. En waar dat voor het hoofdkantoor in Zoetermeer nog vaak klassikale trainingen waren, was de beweging voor een globale uitrol richting online trainingen al voorzichtig ingezet. Een enorme “game-changer” was echter de Covid-19 crisis waardoor alle geplande klassikale trainingen snel omgevormd moesten worden naar online trainingen, met behoud van kwaliteit! Er zijn vele opties om online trainingen te geven, maar naast een goede inhoud wil je het publiek ook kunnen blijven boeien terwijl je als trainer nu (thuis) voor een camera zit en op deze manier een training moet geven. De goede ervaringen die we eerder met Debatrix hebben opgedaan bracht ons ook nu weer bij elkaar. Volgens het train-de-trainer principe heeft Debatrix de trainers van ORTEC geholpen om zelf goede online trainers te worden. In een dagdeel werden zaken doorgenomen zoals presentatie techniek, camera gebruik (inclusief licht en geluid tips), werd de “how-to-start” methode behandeld, werden opties in Microsoft Teams besproken (die vooral bij het geven van online trainingen nuttig kunnen zijn) en werd er uitgelegd hoe je plezier en aandacht in een online training vast kunt houden. Het bleek een mooie aanvulling waar elke trainer tips uit kon halen die ze in hun voorbereiding van zijn/haar trainingen goed konden gebruiken.
Ortec


Volg direct een training!

29 septRemote Masterclass Persoonlijke Overtuigingskracht (Online)
2 oktSpeechwriting (Rotterdam)
7 oktDebatrix Unlimited: Speechclub (Exclusief)
14 oktMasterclass Luisteren & Beïnvloeden (Den Haag)
14 oktDebatrix Unlimited: Storyclub (Exclusief)
20 oktRemote training TED-waardig presenteren (Online)
29 oktVoorzitten & Gespreksleiden (Utrecht)
6 novMasterclass Persoonlijke Overtuigingskracht (Amsterdam)
16 novTED-waardig presenteren (Den Haag)
1 decMasterclass Persoonlijke Overtuigingskracht (Utrecht)
4 dec Masterclass Luisteren & Beïnvloeden (Rotterdam)
11 decOnline Meetings Leiden (Online)
20 janVoorzitten & Gespreksleiden (Amsterdam)
5 febSpeechwriting (Utrecht)

Overzicht in-house trainingen »

troonrede

Voor zijne Majesteit de Koning👑: drie tips voor een sterke troonrede

15/9 - Vandaag is het zover: Prinsjesdag 2020. Dit keer in een ander jasje dan dat we gewend zijn. Een andere locatie, ander vervoer en geen balkonscène. Gelukkig is er wel één...

Lees verder »

vacature-200

Overtuigtip: Overtuig met mentale muren

10/9 - Houd je van dieren? Ja, wie niet. Vind je het belangrijk dat dieren goed behandeld worden? Ja, natuurlijk vind je dat. Je houdt van dieren! De volgende vraag: Als je...

Lees verder »

Meer nieuws & publicaties

25/9Ontspannen Presenteren: Famkes ‘freeze’ en wat jij daarvan kunt leren
3/9Vergroot jouw betrouwbaarheid: zeg eens sorry
25/8Ideeën presenteren: gebruik een voorbeeld
13/8Doelgericht Pitchen: De controller als leidinggevende (beslisstijl)