Overtuigtip #74 van 602 | Toon willekeurige tip →
Hoe beperk je de duur van de vergadering?
Gepubliceerd op woensdag 9 december 2009 (Overtuigtips)
Spreek met de anderen in de vergadering spreektijden af. Iedereen mag bijvoorbeeld maximaal drie minuten spreken over een voorstel. Een niet oneindige spreektijd dwingt jouw collega’s om zich te beperken tot de essentie van hun verhaal. Echte vergadertijgers zullen het niet leuk vinden, de rest zal je dankbaar zijn!
(Leer overtuigen: volg onze tweedaagse masterclass)
Laat de voorzitter van de vergadering de tijd bijhouden en op vaste momenten een indicatie van de resterende tijd geven. In professionele vergaderzalen wordt dat soms gedaan met een stoplicht (oranje is bijna door de tijd heen, rood is stoppen met praten). Maar in een kleinere vergadering kan je dit doen door als voorzitter een 1 te gebaren naar de spreker op het moment dat hij nog maar 1 minuut spreektijd heeft. Zo heeft hij de kans om zijn verhaal goed af te ronden.
Waarom werkt het?
Niet alleen wordt zo de tijd efficiënt gebruikt, maar de beslissingen worden beter. Naar mate een vergadering langer duurt voeren randzaken en details de boventoon. De zaken waar het écht om draait worden vergeten en het het uitstellen van het besluit is te gemakkelijk.
Jouw vergaderingen verdienen beter!
Victor Vlam is spreker en communicatietrainer. Hij geeft lezingen op het gebied van overtuigingskracht en is een ervaren trainer op het gebied van debatteren, argumenteren en TED-waardig Presenteren.
Verder is Victor veelgevraagd Amerika-kenner voor radio en televisie. In 2008 en 2012 voerde Victor campagne voor Barack Obama. In 2018 kwam zijn eerste boek uit, ‘Denken als Donald Trump‘.
Victor!
Ik vergader nu al bijna 40 jaar heel veel en op grond daarvan denk ik dat jouw suggestie niet zo praktisch is (te schools).
Veel meer zoden aan de dijk zet:
– een voorzitter die de instemming van de groep weet te krijgen bij het als doel stellen van een eindtijd / duur;
– een voorzitter die bij een bespreking overtuigend een aantal punten selecteert waarover de discussie zou moeten gaan en daarop focust.
Met vriendelijke groet,
Steven
Bedankt, waardevolle inzichten!
Wellicht werkt deze tip juist wel heel goed bij specifieke vergaderingen waar een achterban aanwezig is. In gemeenteraden (en wat dat betreft andere plaatsen waar politiek debat wordt gevoerd) voelen de deelnemers een sterke prikkel om zo lang mogelijk aan het woord te zijn. Aan het woord zijn voelt als het hebben van controle over het debat en het stelt je in staat om dingen te roepen die je achterban graag hoort. Een algemene eindttijd afspreken helpt dan niet. Spreektijden in dat geval wel.