Stappenplan: De aanpak voor een afscheidsspeech
Het maken van een goede afscheidsspeech zit hem in de voorbereiding. Natuurlijk zijn er managers die zonder voorbereiding een prima speech uit hun mouw schudden. En inderdaad kun je met behulp van onze speechtemplate met weinig voorbereiding een mooie speech geven. Je loopt hierdoor wel de kans mis om écht impact te maken. Met de juiste voorbereiding kan de afscheidsspeech namelijk een krachtige managementtool zijn. Je geeft een signaal van waardering naar collega’s, het is een kans om de cultuur te versterken en je zorgt ervoor dat een oud-collega fan blijft van de oude werkgever.
Stap 1: Begin vroeg met het verzamelen van anekdotes
Vraag een collega ‘on the spot’ om een typische eigenschap of ‘een leuk verhaal over Hans’ te delen en je krijgt er meestal niet zoveel uit. ‘Eeeh, ja lastig. Daar had ik nog niet over nagedacht’. Ook krijg je vaak oppervlakkige zaken. ‘Hij maakt graag tosti’s voor de lunch.’ ‘Zij is fan van SLAM FM’. Leuk, maar niet datgene waar je echt een memorabel verhaal van maakt.
De kunst is om vroeg met het verzamelen van anekdotes te beginnen. Stuur een collega een kort berichtje waarin je aankondigt dat je even 10 minuten met ze wil bellen. De truc is om de aandacht van jouw collega’s alvast te richten op die momenten dat de vertrekkende collega het verschil heeft gemaakt voor hen. Hier is een handige template die je kunt gebruiken.
Voorbeeld email / Teams-bericht aan collega’s:
“Hi [collega], Zoals je weet gaat [XXX] ons verlaten. Voor de afscheidsspeech doe ik een rondje langs een paar collega’s die veel met [XXX] hebben gewerkt. Is het goed als we over een paar dagen kort bellen over momenten die jou zijn bijgebleven? Wat voor eigenschappen horen bij [XXX]? Wat betekende [XXX] voor jou en jouw werk? Is er een bepaald project of prestatie waar jij aan moet denken? Als je daar een voorbeeld bij hebt zou dan dat helemaal geweldig zijn! Denk er even over na dan bellen we van de week er even over.”
Tip: Ga eens langs HR
Bekijk nog even bij HR wanneer jouw collega is gestart en wat de loopbaan van jouw collega is geweest. Als iemand bij meerdere afdelingen heeft gewerkt kan het leuk zijn om bij deze afdelingen verhalen op te halen.
Tip: Loop eens door hun agenda voor ‘owja’-momenten.
Als de agenda van jouw collega inzichtelijk is voor jou dan is dit een waardevolle plek om eens op zoek te gaan naar “owja”-momenten. Dat zijn projecten of prestaties van een jaar of meer geleden die mensen alweer helemaal vergeten zijn. Juist die oude prestaties benoemen geven een enorm gevoel van waardering.
Stap 2: Maak een opzet (met de afscheidsspeech-template)
Door in een vroeg stadium een basis-opzet te maken bespaar jij jezelf uiteindelijk een hoop tijd. Met een goede frame maak je van jouw afscheidsspeech een simpele ‘invuloefening’ zonder het verhaal zelf onpersoonlijk te maken (in tegendeel zelfs). Kopieer de onderstaande template en vul het aan met de ideeën die je te binnen schieten. We horen vaak dat veel managers de template even uitprinten en met zich meedragen bij hun notitieblok. Zo vormt het verhaal zich als het ware vanzelf.
Stap 3: Doe een korte belronde
Nu je zelf een oproep aan collega’s hebt gedaan en zelf je ruwe outline hebt staan kun je nu gaan oogsten. Bel een paar collega’s op en vis naar de bijzondere anekdotes. Soms hoor je dingen die je helemaal vergeten was, soms leer je totaal nieuwe dingen. Zorg dat je steeds een paar keer doorvraagt. Wat was er bijzonder aan? Waarom deed het ertoe? Hoe voelde de vertrekkende collega zich? En wat was de invloed ervan op de anderen?
Stap 4: Schrap op basis van impact
Na het spreken van 2 tot 5 collega’s heb je waarschijnlijk meer eigenschappen en anekdotes dan goed voor je is. Aangezien afscheidsspeeches vaak gegeven worden in een luidruchtige borrelsetting doe je er goed aan om je verhaal niet te lang te maken. Kortom, tijd om te schrappen!
Hier komt weer de outline van pas. Kies maximaal drie anekdotes. Selecteer de verhalen op hoezeer het typisch bij de collega hoort (uniek) en op hoezeer het van invloed was op de organisatie en andere collega’s (impact/betekenis). Twijfel je dan nog steeds? Kies dan voor de verhalen die het meest levendig op je netvlies staan.
Stap 5: Werk het uit op jouw manier
Of je nu liever jouw verhaal helemaal uitschrijft, alleen een lijstje met kernwoorden gebruikt of een tussenvorm. Waar het om gaat is dat jij de afscheidsspeech definitief maakt. Dat stelt je in de gelegenheid om de speech nog even hardop door te nemen en om na te gaan of alles lekker loopt.
