Vergadertechniek: Zo beïnvloed jij de denkwijze van de deelnemers

In Nederland Polderland is tijdens vergaderingen vaak het doel om tot een consensus te komen. Dat is belangrijk voor draagvlak. Tegelijkertijd heeft het een gevaarlijke bijwerking. Consensus als uitgangspunt TIJDENS je meeting is namelijk funest voor goede besluitvorming. In deze overtuigtip lees je hoe je hier op simpele manier verandering in brengt én geven we je gelijk een goed voornemen mee voor het nieuwe jaar: wees met elkaar eens wat kritischer en analytischer tijdens vergaderingen.

Het gevaar van consensus tijdens de vergadering

Voorkom dus dat het ‘met elkaar eens zijn’ de norm wordt. Zo loop je het risico dat getalenteerde collega’s zichzelf censureren. Om de goede vrede te bewaren houden zij twijfels en cruciale informatie achter. Dat kan leiden tot desastreus slechtere besluiten – vraag maar aan de adviseurs van Kennedy en hun besluit om Cuba binnen te vallen. Het is de taak van een goede manager of voorzitter om zoveel mogelijk uit een meeting te halen.

De winst van een goede discussie

In onderzoek naar corporate boards in de VS bleken de beste bedrijven besturen te hebben waar het ‘niet met elkaar eens zijn’ tijdens vergaderingen als een plicht werd gezien en dat het goed was “to have a good fight now and then”. Ook bij een onderzoek naar investment clubs bleken de slechtste performers minder discussie en debat te hebben terwijl de best-performing investment clubs veel meer diversiteit en discussie hadden.

Hoe kun je een gezonde analytische discussie stimuleren als voorzitter?

Zet je collega’s op een subtiele manier aan tot analytisch denken. Een nuttige tip hiervoor is om gebruik te maken van priming, zoals dit in de psychologische literatuur wordt genoemd. Het effect van ‘priming’-technieken wordt overigens in veel gevallen overdreven en soms blijkt het onderzoek ernaar zelfs dubieus. Toch blijkt priming voor vergaderingen en meetings een waardevolle voorzitterstool te zijn. Door priming toe te passen creëer je als het ware een bewegwijzering in het brein van medewerkers die hen stuurt de juiste afslag te nemen richting een meer analytische denkwijze. Zo is de start van jouw meeting bepalend voor de modus waarmee men de meeting ingaat. Uit onderzoek blijkt dat simpele acties al grote invloed hebben op deze modus. Wil je ze dus in een analytische modus krijgen? Begin dan door te starten met een agendapunt dat meer een analytische blik vergt én dit te benoemen. Maar ook een simpel raadsel of interessant weetje kan al goed werken om deze denkwijze te activeren.

PS. Wist je trouwens dat het voor mensen fysiek onmogelijk is om op hetzelfde moment analytisch én empathisch te denken? Dit empathische deel van de hersenen wordt dus automatisch gedeactiveerd. Een anekdote zou bijvoorbeeld weer goed werken om men in een emotionele modus te brengen.