Cijfers presenteren? Begin achteraan!

‘Kun jij morgen bij de vergadering de kwartaalcijfers presenteren?’  Vaak wordt er letterlijk gehoor gegeven aan deze oproep en worden de cijfers, álle cijfers, gepresenteerd. De cijfers staan namelijk al keurig in een Excel-document en het kost dan nagenoeg geen voorbereiding om dit document erbij te trekken tijdens de presentatie. Je hebt een kort verhaal voorbereid waarbij je enkele cijfers nodig hebt ter onderbouwing van jouw boodschap, maar al snel komen er vragen en opmerkingen over andere cijfers in jouw tabel. Cijfers die de aandacht wegtrekken bij datgene wat jij had voorbereid.

(Leer overtuigen: volg onze tweedaagse masterclass)

Het verhaal erachter

Ook al impliceert de initiële vraag dat je alle ‘cijfers presenteert’, eigenlijk vraagt men naar jouw expertise om de belangrijke cijfers/ontwikkelingen te duiden. Oftewel, het verhaal áchter de cijfers. Bijvoorbeeld:

“We zien dat de omzet in de afgelopen vier weken sterk terugloopt terwijl het aantal klantbestellingen nagenoeg gelijk blijft. Blijkbaar geven klanten minder uit per bezoek aan onze webshop”.

In dit deel van jouw presentatie heb je alléén de omzetcijfers van de afgelopen paar weken en eventueel het aantal klantbezoeken van de webshop nodig. Dit betekent dat je alle andere cijfers uit de tabel niet hoeft te laten zien. Je zal nu ook minder vragen krijgen over cijfers die de boodschap alleen maar vertroebelen. Voor de volledigheid kan je het publiek altijd verwijzen naar het originele Excel-document ná jouw presentatie, of naar een hand-out met bijlage waar de volledige tabel ook in te vinden is.

Apple’s schitterende cijfers

Een sterk voorbeeld van cijfers presenteren kon je zien op Apple’s Worldwide Developers Conference (WWDC) die deze week live werd uitgezonden. Naast de aankondiging van nieuwe software gaf Apple ook inzicht in enkele behaalde cijfers. Elke slide bevatte alleen de cijfers waar op dat moment over gesproken werd zodat deze extra veel impact hadden. Soms werden deze aangevuld met eenvoudige grafieken die alleen weergaven wat nodig was om de boodschap te begrijpen.

Begin achteraan

Begin niet met het tonen van ‘alle cijfers’, maar begin achteraan:

1. Stel jezelf de vraag: ‘Wat moet het publiek aan het einde van mijn presentatie weten/voelen/kunnen?’
2. Het antwoord op deze vraag bepaalt de hoofdboodschap en deelboodschappen van jouw presentatie.
3. Verzamel alleen de cijfers uit jouw tabel die deze deelboodschappen onderbouwen.
4. Geef die cijfers weer (één boodschap per slide) en, waar mogelijk, visualiseer deze cijfers met een heldere grafiek of afbeelding zodat jouw boodschap nog overtuigender overkomt.
5. Deel eventueel het bronbestand waarin alle cijfers terug te vinden zijn ná de presentatie.

Veel succes!