{"id":27387,"date":"2020-03-13T17:13:53","date_gmt":"2020-03-13T16:13:53","guid":{"rendered":"https:\/\/www.debatrix.com\/nl\/?p=27387"},"modified":"2021-03-23T14:18:17","modified_gmt":"2021-03-23T13:18:17","slug":"werk-je-thuis-hier-de-5-grootste-frustraties-bij-online-vergaderingen-en-hoe-het-wel-moet","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.debatrix.com\/nl\/2020\/03\/werk-je-thuis-hier-de-5-grootste-frustraties-bij-online-vergaderingen-en-hoe-het-wel-moet\/","title":{"rendered":"Werk je thuis? Hier de 5 grootste frustraties bij online vergaderingen (en hoe het w\u00e9l moet)"},"content":{"rendered":"

\"\"\"\"De komende weken werken veel mensen vanuit huis. Dat lijkt\u00a0eenvoudiger dan het is,\u00a0vooral als je veel samen afhankelijk bent van goede afstemming.\u00a0Een online vergadering kan\u00a0dan een uitkomst zijn, mits je ‘m goed regelt en voorzit.<\/strong><\/p>\n

Hier de vijf grootste frustraties bij zulke vergaderingen \u2013 met praktische tips hoe dat slimmer kan.
\n<\/p>\n

1. De helft belt te laat in<\/h3>\n

Weinig is vervelender dan\u00a0<\/span>een rommelige aftrap van de vergadering waarbij de helft te laat inbelt.\u00a0<\/span>Wacht je op de laatkomers?<\/span>\u00a0<\/span>Laat je hen de rest van de vergadering verstoren?<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Twee dingen helpen direct. Kondig zowel een inbelmoment aan als het start<\/span>moment<\/span>\u00a0van de vergadering. Bijvoorbeeld: iedereen wordt geacht om 1<\/span>0:55 in te bellen en vijf minuten later begint de vergadering. Of, slimmer: laat de\u00a0<\/span>vergadering<\/span>\u00a0op een\u00a0<\/span>ongebruikelijk tijdstip beginnen.\u00a0<\/span>Laat iedereen om 11:02 inbellen<\/span>\u00a0\u2013 grote kans dat hun eerdere afspraak om 11:00 uur eindigt \u2013\u00a0<\/span>en start om 11:07 uur. <\/span>Bijkomend voordeel is dat deelnemers\u00a0<\/span>een gek tijdstip veel beter onthouden dan een gangbaar\u00a0<\/span>moment<\/span>
\n<\/span><\/p>\n

2. Deelnemers dwalen af en zijn vooral met andere dingen bezig<\/h3>\n

Als we niet in dezelfde kamer zitten, zijn we sneller afgeleid. De neiging is al groot om\u00a0<\/span>tussendoor<\/span>\u00a0je mail te checken<\/span>, het nieuws te bekijken of een appje te versturen<\/span>.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Je\u00a0<\/span>kun<\/span>t<\/span>\u00a0dat voorkomen<\/span>\u00a0met een duidelijke\u00a0<\/span>en gedetailleerde agenda\u00a0<\/span>met<\/span>\u00a0<\/span>korte spreektijden en een t<\/span>ijdsindicatie per onderwerp<\/span><\/a>. Houd het tempo erin: probeer de online vergadering maximaal de helft te laten duren\u00a0<\/span>ten opzichte van\u00a0<\/span>een\u00a0<\/span>reguliere vergadering.<\/span>\u00a0Zorg ook voor een kristalhelder doel per agendapunt<\/span>\u00a0<\/span>en\u00a0<\/span>kap langere discussies af.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

3. Iedereen spreekt door elkaar<\/h3>\n

Je hebt het vast eens meegemaakt: twee mensen beginnen tegelijkertijd te spreken. En stoppen dan beiden. En beginnen dan weer tegelijkertijd te spreken. Voordat je het weet ben je een minuut verder.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Juist omdat je als voorzitter de discussie bij een online vergadering lastiger non-verbaal kunt sturen \u2013 met een knikje of een handgebaar \u2013 is het cruciaal dat je<\/span>\u00a0strak de regie houdt. Trap een agendapunt\u00a0<\/span>nooit<\/span><\/i>\u00a0af met een open vraag aan de hele groep\u00a0(‘Wie mag ik daarover het woord geven?’) maar<\/span>\u00a0stel concrete vragen aan individuele deelnemers (‘Frank, ben je het daarmee eens?’).<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

4. De vergadering is slecht voorbereid<\/h3>\n

Het succes van iedere vergadering zit ‘m in een goede voorbereiding en dat is extra belangrijk bij een online meeting.\u00a0Zorg dat iedereen ruim van tevoren\u00a0weet wat het doel is van de vergadering, welke voorbereiding je\u00a0<\/span>van iedereen\u00a0<\/span>verwacht en welke software\u00a0<\/span>iedereen vooraf ge\u00efnstalleerd (en getest!) moet hebben<\/span>.<\/span>\u00a0Zoek vooraf ook persoonlijk contact met de deelnemers om onduidelijkheden weg te nemen en te kijken of de individuele wensen en verwachtingen op \u00e9\u00e9n lijn.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Ook belangrijk: omdat de spreektijden kort zijn, helpt het als je deelnemers vooraf vraagt om iets voor te bereiden (‘Kun jij morgen in twee minuten het belang van deze beslissing uitleggen?’).<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

5. De voorzitter weet niet hoe je een online vergadering moet leiden<\/h3>\n

Bij een\u00a0normale vergadering moet je als voorzitter al veel in de gaten houden. Online is dat nog een stuk lastiger, z\u00e9ker als je hier weinig ervaring mee hebt. Om te zorgen dat alles soepel verloopt en dat jij als voorzitter je volledige aandacht kunt richten op\u00a0<\/span>de vergadering zelf.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Drie rollen kun je prima uitbesteden aan een collega in je team:<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n